個人事業主も領収書が電子帳簿保存になった?Google Driveで保存・保管する方法も

領収書

こんにちは。
YOSHIAKIです。

2022年1月1日から個人事業主も領収書の保管方法が変わったの知ってますか?

「改正電子帳簿保存法」が施行されたので、これまでは紙での保管だったのが、ガラッと変わってしまいました。

紙と電子保存との両方が混在してて、正直なところめんどい。
(慣れてないからだろうけど…)

「まぁ〜今まで通りでも大丈夫じゃ〜」
「知りませんでしたって言えばいいさ〜」

と言いたいですが、新しい制度のやり方で領収書の保管をやらないと、どうやら罰則があるみたいなのです。

ということで

勉強したことのまとめと、保管する際に工夫してる点などを、紹介したいと思います。

改正電子帳簿保存法とは

TOM
改正された電子帳簿保存法ってどんなの?

世の中がデジタル化になっていることから、オンラインで取引を行った記録をデータとして保存・管理するように変わりました。

「オンライン取引って企業間のやり取りだけでしょ?」

って思われるんですが、実は備品をAmazonで購入したり、オンラインで銀行振込をしたりすることもオンライン取引になります。

つまりネット上でお金が動いたら、全部オンライン取引になるそうです。

改正されたポイント

TOM
具体的にどういったところが改正されたの?

僕もまだ詳しい内容までは理解できてないんですが、調べていたら重要なポイントとして下記のことが分かりました。

重要なポイント
  • オンライン取引をしたらデジタルデータのまま保存する
  • Amazonでの買い物、クラウドサービスの利用、オンラインバンキングでの振込等も対象になる
  • 法人だけでなく、個人事業主も対応が必要

では実際にレシートや領収書をもらった場合や、WEBショッピング等をした際の領収書はどうしたらいのか。

それを表にまとめてみました。

領収書 今まで これから
紙のレシート 紙で保存 紙またはデジタルデータ
WEB 紙で保存 デジタルデータのみ

これまでも紙で受け取ったレシートや領収書を、スキャナーで読み込んで保存する事はできましたが、ただ「事前届け出」が必要(たしか条件があったはず)だったり。

簡単ではなかったです。

でも2022年1月からは「事前届け出」が不要になり、紙で受け取ったレシートや領収書をデジタルデータとして保存することが簡単になりました。

しかも紙は破棄してもOKなんです。

クラウドドライブに保存するのがベスト

保存方法は2パターンある

デジタルデータとして保存する場合、方法が2パターンあります。

  1. ローカルドライブに保存
  2. クラウドドライブに保存

ローカルドライブとクラウドドライブが分からない人もいるので、簡単に説明すると、「ローカルドライブに保存」とは、パソコン内に領収書のデータを保存するってことです。

「クラウドドライブに保存」とは、インターネット上にあるクラウドサービス(i Cloud、Google Driveなど)にデータを保存する方法があります。

どっちがいいかは自分が管理しやすい方を選んだらいいと思います。

僕の場合は「クラウドドライブに保存」がオススメ。なぜならパソコンだと紛失したり、故障でデータが消える可能性があるからです。

ローカルドライブに保存だと「タイムスタンプ」が必須

「ローカルドライブに保存」した場合は、タイムスタンプが必須です。

タイムスタンプは、そのデータが何時何分に保存されたのかを証明するためのツール。

なぜそんなことをする必要があるのかというと、デジタルデータの書類を、紙と同レベルの信頼性のある書類として保存するためには、「これは改ざんされてません。大丈夫です!」って証明する必要があります

そのためにタイムスタンプが必要ってことです。

YOSHI
クラウドドライブだと、データをアップロードしたり、編集したりすると、保存の日時が更新されるので、そこで改ざんがあったのかを判断できてるんだよね。

Google Driveに月毎にフォルダを作成して保存

TOM
実際にどうやってデジタルデータを保存・管理してるの?

僕はGoogle Driveを使ってます

Gmailのアカウントさえ持ってれば、誰でも無料で使えるし、どの端末からでもアクセスできるから、この方法がしっくり来てます。

google driveで作成したファイル

このように「領収書2022」のフォルダ内に、1〜12月のフォルダを作って、その中に領収証のデータを入れていく感じです。

WEBショッピングしたらデジタルデータ(PDF、JPEGとか)でもらえるので、それらをフォルダにポイっと投げ込めばOK。

さらに分類化まではしてないです。

紙に関してはデジタル化する必要はないんですが、別々に分けてしまうと、どこに何を保管したのかわからなくなるので、全部スキャンして入れてます。

ファイル名の付け方に「ルール」がある

ファイルをクラウドドライブに保存する際、ファイル名の書き方にルールが存在します

これをしてないと税務署が入った時に、注意されてしまうので気をつけましょう。(検索がしやすくするため)

ではどのようなファイル名を付ければいいかというと

ファイル名の付け方

日付_取引先_金額
例)20220102_Amazon_7777

という感じです。

このようにファル名をルール化することで、「いつ、どこで、いくら」使ったのかを、検索できる状態にしておくことになりました。

忘れずにファイル名を変更しておきましょう。

まとめ

POINT
  • 2022年1月から領収書の保存・保管方法が改正された
  • 個人事業主も対象
  • デジタルデータを保存・補完するならクラウドドライブがオススメ
  • ファイル名の付け方にルールがある

新年早々から領収書の保管をしっかりやってないと、年度末に徹夜する羽目になるので、いまのうちから対策をしています。

絶対に困るってわかってるので、皆さんも早めに対策しておきましょう。

また「改正電子帳簿保存法」についての詳しい情報や、効率的な保存方法などで良い情報があったら、ブログを更新していきたいと思います。

シェアしてね!

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です